VOYAGES SCOLAIRES - FAQ Scolaire

Afin de répondre rapidement et facilement à vos questions, nous avons regroupé ici les liste des questions les plus fréquemment posés ainsi que leurs réponses. Il vous suffit de cliquer sur un thème pour voir les questions/réponses correspondantes.

Quelques informations légales

Le voyage repose sur un projet pédagogique établi par l'enseignant, soutenu par sa hiérarchie. L'intérêt du projet est déterminant pour la réussite du voyage. Il revient à l'équipe pédagogique d'établir un montage financier solide. C'est un exercice important, le budget raisonnable qui peut être alloué par les familles à ce type de projet étant souvent limité.

Les professeurs doivent-ils être remplacés?

Le cas du voyage scolaire n'est pas concerné par la législation sur les remplacements de courte durée (décret 2005.10035 du 26/01/2005) : le remplacement des cours ne constitue pas une condition préalable à l'organisation du voyage. En référer au chef d'établissement.

Les professeurs doivent-ils payer leur séjour ?

Les professeurs n'ont pas à payer leur séjour. Chaque situation doit être résolue au cas par cas au sein de l'établissement.

 Télécharger la documentation officielle EDUSCOL

Quelles sont les démarches administratives à accomplir ?

• Le Chef d'Etablissement donne son accord de principe à l'organisation du voyage;
• Vous faites établir votre devis;
• Vous le présentez à l'intendant et au chef d'établissement;
• Dans le cas d'un voyage à l'étranger, la décision du Chef d'Etablissement est transmise au Rectorat (circulaire du 6 octobre 1988).
• Le Conseil d'Administration de l'établissement vote la programmation du voyage et le plan de financement.

Établir son budget de voyage

Le devis est-il gratuit ?

Oui

Peut-on en demander plusieurs ?

Oui

Sur quelles bases est calculé le devis ?

Groupes scolaires : les prix sont calculés à partir de 20,25,30,35,40,45,et 49 élèves payants avec un accompagnateur pour 10 élèves payants. La base choisie sera la base inférieure la plus proche. Par exemple, pour 23 élèves, la base de calcul est 20.

Groupes adultes : les bases sont calculées comme suit : 20+1, 25+1, 30+1, 35+1, 40+2, 48+2 (le 1er chiffre étant le nombre de payants et le second, le nombre de gratuités).

Quelles réductions peut-on obtenir?

Celles prévues dans le contrat:

• Pour une inscription avec des arrhes avant le 15 novembre : 5 € de réduction par élève (pour un voyage se déroulant après le 15 mars).

• Pour un voyage avant le 31 décembre : 4 % de réduction.
• Avant le 15 mars : 3 % de réduction sur nos tarifs de brochure (sauf sur les pages avant-saison où la réduction est déjà calculée)

• Pour un client ayant déjà organisé un voyage l'année précédente avec Envol Espace : 2 % du prix du séjour.
• Pour un client organisant au moins 3 voyages dans l'année : 4 % sur chaque voyage.

A qui demander des subventions complémentaires?

• Aides des collectivités territoriales (Communes et Conseils généraux et régionaux)
• Crédits attribués par l'Etat (dotations d'aide aux projets et crédits pédagogiques, sachant que ces derniers sont affectés en priorité à d'autres dépenses).
• Dons d'associations
• Soutien par des entreprises privées, dans le cadre d'un Mécénat
• Ressources propres de l'établissement (fonds de réserve)

Le programme

Peut-on modifier son contenu?

Bien sûr, et ce jusqu'à la signature du contrat, Envol Espace procèdant ensuite aux réservations des visites.

La réservation des visites est-elle payante?

Non.

Les sorties des élèves le soir sans encadrement sont-elles autorisées?

Non s'il s'agit d'élèves mineurs. Oui si les professeurs encadrent ces sorties, après une demande préalable auprès de notre représentant local.

Formalités administratives

Quels sont les documents administratifs dont mes élèves ont besoin pour voyager?

Soit :
- 1) une carte d'identité en cours de validité et une autorisation de sortie du territoire pour les élèves mineurs (à demander en mairie ou au commissariat de police) ;
- 2) un passeport (pour certains pays hors Communauté Européenne, il doit être valide jusqu'à 6 mois après le retour du séjour : se renseigner auprès du consulat du pays de destination ou de la préfecture.). Attention : vérifier que le patronyme corresponde au document officiel fourni par l'élève.

Pour les ressortissants hors Communauté Européenne, des visas sont éventuellement nécessaires selon leur nationalité. Se renseigner auprès des consulats respectifs.

Qu'est-ce que la carte européenne d'assurance-maladie?

Elle remplace l'imprimé E111. Elle est délivrée par la Sécurité Sociale dont dépendent les parents et permet le remboursement d'éventuels soins médicaux au retour en France, sur les bases françaises. Elle est à demander quelques semaines avant le voyage et est valable 1 an.

Attention :
- Pensez bien aux éventuels vaccins exigés dans certains pays
- Faites remplir la fiche individuelle de santé par les parents

Confirmation du voyage

Option:

Contactez Envol Espace pour poser une option sur des dates données. Envol Espace confirme cette option et vous adresse une facture d'appel des arrhes. Votre voyage est confirmé dès la réception des arrhes.

Quelles sont les documents nécessaires à la confirmation du voyage ?

- Renvoyer le contrat dûment rempli, daté et signé par le chef d'établissement (groupes scolaires) ou par le chef de groupe (groupes adultes) et accompagné d'un chèque d'arrhes.

A quel moment faut-il payer les arrhes ?

Avant la fin de l'option donnée par Envol Espace.

Quel est le montant des arrhes ?

- 30 % pour les groupes scolaires ;
- 50 % pour les voyages du premier trimestre et les réservations tardives (moins de 2 mois avant la date du voyage) ;
- 30 % pour les groupes adultes

Peut-on étaler les paiements ?

Oui, nous vous proposons un échéancier mais vous pouvez l'adapter à vos besoins.

Peut-on régler par carte bancaire ?

Non, car nous n'avons pas le terminal. Vous pouvez régler par chèque ou par virement.

Peut-on payer par chèque-vacances ?

Oui

Règlement du solde du séjour

A quel moment paye-t-on le solde ?

Un mois avant le voyage. Dès réception du solde, Envol Espace vous envoie le dossier de voyage.

- Que contient le "colis-documentation"?

Nous vous offrons gratuitement dans ce colis :

• un guide sur la ville ou la région ou le pays (selon) ;
• des dépliants en nombre sur vos visites ;
• des plans des villes que vous visitez

Désistement d'un participant

Si le nombre de personnes diminue entre la confirmation du voyage et la date du voyage, que se passe-t-il?

Il faut nous indiquer la raison de l'annulation, si c'est une fille ou un garcon, son nom/prénom (pour un groupe scolaire), le type de chambre : twin, double, single… (pour les groupes adultes) ainsi que le nom/prénom des personnes en plus ou en moins dans le groupe.

Eventuellement, si la base de calcul du devis n'est pas atteinte, le prix de voyage pour les personnes restantes sera plus élevé, sauf en cas de souscription d'une assurance annulation. En cas de voyage en autocar ou en train, l'élève malade peut être remplacé.

Réservation tardive d'un voyage

Pour un voyage de dernière minute comment fait-on?

En cas de réservation tardive, les procédures sont accélérées: nous vous répondons très vite, avec une option courte et une demande d'acompte de 50 % du montant total pour confirmer le voyage.

Vous devez nous fournir les éléments suivants en cas de voyage de dernière minute :

• le contrat de réservation dûment rempli et signé
• un acompte de 50 %
• la confirmation définitive du programme du séjour
• le nombre définitif de participants (nombre de filles/garçons/hommes et femmes)
• la liste des nom et prénom de chaque participant
• la liste des éventuelles allergies alimentaires, régimes particuliers, etc

Les assurances / assurance-annulation / remboursements

Comment l'agence Envol Espace est-elle assurée ?

Tous nos devis incluent une assurance de responsabilité civile d'Envol Espace et une assurance individuelle assistance, bagages, rapatriement pour tous nos participants. En cas de maladie avec un certificat médical, nous remboursons les personnes qui ne participent pas au voyage (retenue des frais de dossier seulement). Cependant, les remboursements ne peuvent avoir lieu que si le nombre minimum de participants sur lequel a été fixé le prix du forfait, reste atteint.

Peut-on déduire le montant de l'assurance rapatriement du prix ?

Non, car nous avons une assurance rapatriement globale pour tous nos groupes en même temps que notre responsabilité civile.

Si le groupe prend l'assurance-annulation, qu'est-ce que cela couvre exactement ?

La souscription peut être individuelle ou collective et garantit le remboursement des frais de voyage en cas de maladie authentifiée par un certificat médical, ou de changement de situation économique des familles.

Si le groupe souscrit une assurance-annulation collective, nous proposons une extension de cette garantie si des événements imprévisibles, attentats, surviennent à la date du voyage.

Date limite de souscription d'une assurance-annulation:

- un mois avant le voyage.

S'il y a une personne en moins dans le groupe, sera-t-elle remboursée ?

Oui bien sûr, sur présentation d'un certificat médical interdisant la participation au voyage aux dates données.

Quels sont les avantages de l'assurance-annulation ?

Rassurer les familles qui inscrivent leurs enfants de trois à six mois avant un voyage sur le remboursement en cas de maladie de l'enfant à la date du voyage. Eviter que l'ensemble du groupe soit pénalisé par des annulations individuelles qui viendraient modifier l'effectif total et risqueraient de changer le coût des participants restants.

Quels sont les frais à prévoir et quel remboursement obtient-on?

L'assurance-annulation coûte 3% du prix total du voyage, 3,5% en cas de voyage en avion ou en train. Le remboursement est la totalité des sommes payées minorées de 20 € de frais de dossier.

Pourquoi ne pas inclure directement dans le prix de base, l'assurance-annulation ?

C'est interdit par la loi; cela doit rester une prestation optionnelle/facultative.

- Quels risques couvre "l'assurance individuelle de chaque participant (rapatriement sanitaire inclus)"?

LA RESPONSABILITÉ CIVILE EST ASSURÉE PAR LA MAIF, 79038 NIORT CEDEX (contrat 1488410A) conformément aux articles 20 et suivants du décret 94-940 du 15 juin 1994. Cette assurance couvre les dommages corporels et matériels subis par les participants ainsi que leur responsabilité civile à l’égard des tiers, dès lors que ceux-ci ne sont pas couverts par un contrat d’école ou d’établissement souscrit auprès de la MAIF. S’ajoutent les services d’INTER MUTUELLES ASSISTANCE qui organise le rapatriement en cas de blessure ou de maladie grave, et assure un prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation à concurrence de 4 600 000 euros par sinistre.

Hébergements des groupes d'élèves

Comment sont choisies les familles d'accueil?

Envol Espace travaille avec ses représentants dans la plupart des pays européens qui sont responsables du recrutement des familles d'accueil, de leur contrôle et des placements des jeunes. En général, à deux ou trois par famille, exceptionnellement quatre en très haute-saison.

Avez-vous un représentant sur place?

Oui vous rencontrez notre organisateur local le premier soir, et il reste joignable par mobile pendant tout votre séjour.

Hébergement collectif. Quelles sont les spécificités des auberges de jeunesse?

Vos élèves seront hébergés en hébergement collectif ou en auberges de jeunesse. Les auberges appartiennent à une Fédération Internationale, avec des règlements.

Les hébergements proposés pour les écoles primaires sont-ils agréés?

Bien sûr. Nous ne travaillons qu'avec des établissements agréés.

Les paniers-repas: leur contenu ?

Les paniers-repas ne sont pas des plateaux-repas mais des pique-niques de base ; ils comprennent une boisson, deux sandwiches et un fruit. Leur contenu peut se répéter tout au long du séjour. Pensez à d'autres modes de restauration rapide: caféterias, saladeries, Mac Do…

Hébergements des groupes d'adultes

Allergies alimentaires, interdictions religieuses

Puis-je demander des régimes alimentaires particuliers ?

Oui mais certains hébergements, en France notamment, facturent un supplément pour les repas spéciaux.

Peut-on adapter les repas selon la religion ou le pays d'origine d'un groupe ?

Oui dans la mesure où nos prestataires l'autorisent. Pour les hébergements en familles, nous le signalons mais le suivi reste de la responsabilité des familles. Nous donner le nombre et les noms des personnes qui doivent suivre un régime alimentaire.

Faites-vous attention aux régimes alimentaires ou allergies des participants ?

Oui. Nous donner le nombre et les noms des personnes qui doivent suivre un régime alimentaire, au moins un mois avant le début du voyage. Certains prestataires refusent de se plier à des repas sur mesure et nous vous en ferons part dès la réservation.

Les transports : autocars

Y a-til des ceintures dans vos autocars ?

Pas toujours. Elles ne sont obligatoires que dans les autocars contruits après 2001.

Quelle est la législation en matière de transport ?

Avec un seul chauffeur : maximum 12h d'amplitude et 9 heures de conduite effective. Un chauffeur seul, ne peut pas conduire plus de 4h30 sans interruption. Il doit observer une pause d'au moins 45 mn, que nous calculons dans les temps de route. Le temps de repos journalier d'un chauffeur est de 11 heures consécutives par période de 24H. Lorsque le voyage nécessite deux chauffeurs ( en double équipage ou en relais) maximum 18 heures d'amplitude ; en cas de voyage de nuit à l'aller ou au retour, il faut respecter une coupure de 11H à l'arrivée et la veille du départ. Après 6 jours de séjours, un repos hebdomadaire de 45H par chauffeur est à prévoir. Les séjours de plus de 6 jours comportent donc désormais une journée sans autocar.

Peut-on utiliser l'autocar en soirée après une journée d'excursions ?

Il faut respecter la législation européenne en matière de transport de personnes. Un chauffeur n'a le droit de rouler que 8 heures dans une journée de 12 h, ce qui signifie que s'il a commencé sa journée à 8h30, il doit la terminer à 20h30. Pour utiliser l'autocar en soirée, il faut ne pas l'avoir utilisé le matin par exemple.

Pourquoi demander une liste des participants pour les voyages d'une journée ?

Parce qu'il est important pour les assurances qu'un transporteur connaisse le nombre et les noms de ses passagers.

Les repas du chauffeur sont à la charge de qui ?

Envol Espace

Les frais de parking, d'autoroutes sont à la charge de qui ?

Envol Espace

Quelles sont les différentes capacités des autocars ?

A partir de 30 fauteuils, les capacités les plus fréquentes sont 49, 51 ,53 avec ou sans toilettes ; 55, 57, 59 et 61 à 65 fauteuils (capacités plus rares), et double-étages : 71, 73 ,75 , 77 fauteuils.

Et si le groupe veut se charger du transport, est-ce possible?

Oui. Deux cas peuvent alors se présenter :

• la compagnie d'autocar s'occupe de l'hébergement et des repas de son chauffeur, auquel cas ces frais sont facturés au groupe directement dans la prestation d'autocar;
• le chauffeur voyage dans les mêmes conditions que le groupe, auquel cas nous incluons ces frais dans le prix global du séjour.

Les transports : trains

Est-ce que vous vous chargez des réservations de trains pour les groupes ?

Oui nous sommes agréés par la SNCF : nous réservons les places dans les trains et émettons les billets nous-mêmes, ce qui vous permet de n'avoir qu'un seul contact pour tout votre voyage.

Quelles sont les conditions et les contraintes ?

Il faut choisir vos dates de voyage en tenant compte des périodes tarifaires de la SNCF : bleue ou blanche, le plus tôt possible. Nous ne pouvons vous confimer les disponibilités et les tarifs obtenus que deux mois avant le départ. Il faudra nous verser un acompte pour confirmer les réservations de billets. Nous émettons les billets le plus tard possible et vous les envoyons.

Et si nous annulons des places?

En cas d' annulation de billets, la SNCF applique des pénalités : de 30 à 2 jours avant le départ : retenue de 10% ; un jour avant le départ : retenue de 100%. Pour les billets « promenade d'enfants » (moins de 3 jours et moins de 15 ans) retenue de 10% jusqu'à 2 mois après le voyage. Si le jour du voyage vous avez moins de passagers que prévu, il faut en avertir le contrôleur dès la montée dans le train.

Les transports : compagnies aériennes

Pouvez-vous réserver des billets d'avion ?

Oui nous sommes agents agréés IATA : nous réservons les places auprès de toutes les compagnies et émettons les billets d'avion nous-mêmes, ce qui vous permet de n'avoir qu'un seul contact pour tout votre voyage.

Pourquoi le tarif "groupe" est-il plus élevé que le tarif "individuel" en avion ?

Lorsque vous cherchez des tarifs de vols sur Internet sur des moteurs de recherche, ils affichent les tarifs individuels dans la classe tarifaire la plus basse, mais il n'y a jamais assez de places à ces tarifs pour les groupes. Pour avoir la certitude que tout le groupe voyage sur le même vol, il faut réserver tout le monde ensemble et alors on obtient une tarification moyenne.

Est-ce que vous utilisez des compagnies aériennes à bas prix ?

Oui, nous travaillons avec les plus importantes, lorsque vous partez de province et vers des destinations bien desservies par ces compagnies.

Quels sont les avantages de voyager sur des compagnies à bas prix ?

Les prix bien sûr, la souplesse d'utilisation, la fréquence des vols. Attention toutefois : les repas et boissons à bord ne sont pas inclus dans le prix pour un vol à bas prix.

Comment ça fonctionne ?

Vous nous interrogez sur la disponibilité de ces vols à des dates données avec un choix de plusieurs dates ; nous vous fournissons un tarif valable au jour où nous interrogeons la compagnie. Si le prix vous agrée, il faudra nous envoyer la somme requise en même temps que la liste des passagers avec noms et prénoms, date de naissance, numéro de passeport ou de carte d'identité et date de validité. Nous effectuons la transaction sur internet aussitôt et vous confirmons les places.

Nombre de personnes:

A nous signaler au plus tôt à l'aide d'une liste dactylographiée. Tout changement de nom est payant, toute annulation est soumise à des pénalités financières. Il est donc indispensable que l'orthographe de chaque nom et prénom soit vérifiée et qu'il corresponde au nom et prénom indiqués sur la carte d'identité ou le passeport.

Bagages :

Les bagages sont payants sur les vols à bas prix entre 8 et 15 €selon les compagnies, gratuits sur les compagnies régulières.

Frais de gestion :

Ils s'ajoutent aux prix de base des billets. Les taxes aéroport peuvent être élevées. Dans tous les cas, nous vous fournissons des tarifs TTC.

Participants handicapés

Peut-on emmener un participant en fauteuil roulant ?

Bien sûr, mais il faut nous prévenir bien à l'avance pour que tous les intervenants (transport, hébergement, visites, etc) nous donnent leur accord. Nous préciser la nature du handicap, le type de fauteuil, si l'élève doit avoir une chambre seule ou avec un adulte, etc.

Les structures d'accueil, les musées, les autocars, utilisés pour vos séjours sont-ils adaptés pour des personnes handicapées ?

Nous recherchons les structures les mieux adaptées et vous les proposons si elles existent.

Faites-vous voyager un groupe entier de personnes handicapées ?

Oui bien sûr. Il faut simplement nous contacter suffisamment à l'avance pour trouver toutes les structures adaptées.

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BROCHURE SCOLAIRE 2010/2011

80 pages de destinations, de thèmes, de séjours techniques (agricoles et horticoles, de voyages pour les classes primaires, etc...)

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