Conditions particulières de vente

Envol Espace, S.A.S., organise des voyages scolaires depuis 1984. Son siège social est situé au Parc Athéna, 4 rue Ferdinand Buisson, 14280 Saint-Contest.

Envol Espace est :

titulaire de l’immatriculation IM014100014
couverte par une assurance de responsabilité civile professionnelle auprès du groupe Hiscox 33100 Bordeaux contrat HA RCP0085008
couverte par une garantie financière auprès de Groupama Assurance Crédit, 8-10 rue d’Astorg, 75008 PARIS
labellisé Contrat Qualité par L’Office national de garantie des séjours linguistiques et éducatifs
membre des EDV (Entreprises Du Voyage)

La personne concluant un contrat, accepte de transmettre ses données dans le but de son exécution et garantit qu'il a recueilli le consentement des autres voyageurs aux mêmes fins

VOS DONNéES PERSONNELLES EN TOUTE SECURITE

Les données sont conservées pendant une durée qui n'excède pas la durée nécessaire aux finalités suivantes :

Commande d'un séjour : les données nécessaires au traitement de votre commande seront conservées pendant la durée nécessaire à l'établissement d'un droit ou d'un contrat.
Gestion de la relation commerciale : les données seront conservées (au plus tard) 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Conformément à la législation en vigueur, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données personnelles vous concernant et d'un droit d'opposition pour raison légitime à leur traitement.

Pour exercer ces droits, vous devez adresser un courrier postal à l'adresse de l'organisateur : Envol Espace - Parc Athéna - 4 rue Ferdinand Buisson - 14280 Saint-Contest ou un courrier électronique à : rgpd@envol-espace.fr

FORMALITÉS ADMINISTRATIVES et sanitaires REQUISES

L’organisation des déplacements scolaires s’inscrit dans le cadre de la circulaire n°2011-117 du 3/8/2011 qui régit la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d’élèves.

Les conditions de franchissement des frontières : les participants mineurs doivent présenter une carte d’identité ou un passeport en cours de validité et de préférence jusqu’à 6 mois au-delà de la date de retour du voyage.

Une autorisation parentale de sortie de territoire (AST) est nécessaire pour les mineurs depuis janvier 2017. Lorsque le nom du parent signataire est différent de celui de l'élève, la photocopie du livret de famille est également requise.

La carte d’identité française dont la validité a été prolongée de 10 à 15 ans n’est pas reconnue par tous les pays européens ; il est donc conseillé d’être en possession d’un passeport ou d’une nouvelle carte d’identité valide.

Les élèves étrangers peuvent avoir besoin d’un passeport et d’un visa selon les pays. Pour certains pays, un passeport et/ou un visa sont requis quelle que soit la nationalité. Se renseigner auprès des consulats respectifs ou sur le site du Ministère des Affaires Etrangères. Vous pouvez également pour un voyage en train ou en avion vous adresser à la police aux frontières de la gare ou de l’aéroport de départ.
Envol Espace n’est en aucun cas responsable des informations communiquées sur les formalités d’entrées pour les élèves ou accompagnateurs non ressortissants de l’UE.

Envol Espace conseille à chaque participant voyageant dans l'un des états membres de l'UE de demander sa carte européenne d'assurance maladie (CEAM). Elle permet d'attester des droits à l'assurance maladie et de bénéficier d'une prise en charge sur place des soins médicaux, selon la législation en vigueur dans le pays du séjour.

INSCRIPTIONS

En réponse à votre demande, vous recevez un devis, un descriptif du programme du voyage choisi avec son budget visites détaillé et un bulletin de pré-réservation. Avant la conclusion définitive du contrat, Envol Espace peut être amené à modifier l’organisation d’une partie du circuit en fonction des disponibilités hébergement ou transport. Vous en serez alors informés. A réception de votre bulletin de pré-réservation nous confirmant les options retenues, Envol Espace vous enverra un contrat définitif ainsi que le premier appel de fonds.

CONTRAT ET MODALITÉS DE PAIEMENT

La confirmation d’un voyage est conditionnée à l’accusé de réception du contrat par Envol Espace (dûment complété et signé par le chef d’établissement) et à l’encaissement du premier versement.

Sur ce contrat, figureront le détail du coût du voyage, l’effectif de votre groupe, l’échéancier de vos paiements. Conformément à la circulaire N°97-193 du 11 septembre 1997 en vigueur, relative à la dérogation du paiement après service fait, l’établissement scolaire réglera à Envol Espace les montants suivants (excepté pour les voyages avec un transport en avion sur compagnie low cost) :

acompte de 30% du montant du séjour (70% pour toute confirmation à moins de 90 jours du départ) ;
second versement de 40% (pour les séjours confirmés à plus de 90 jours du départ) ;
solde de 30% majoré des options éventuelles souscrites par l’établissement, à réception du carnet de voyage permettant la réalisation du voyage.

Pour les voyages en avion sur compagnies «low cost» (dont vous serez informés dès le devis), la totalité des frais estimés de transport sera exigée pour premier versement, correspondant à l’acompte, accompagnée du contrat dûment rempli, signé par le chef d’établissement.

En cas de non-respect des échéances de paiement, Envol Espace se réserve le droit de facturer les intérêts éventuels de retard au taux en vigueur. Le non-respect des échéances par le client ne permettant pas une organisation sereine, Envol Espace se réserve le droit d'annuler le voyage et de garder l'acompte versé.

Tout ajout de prestations entraînant une modification du prix du voyage fera l'objet d'un avenant au contrat signé des deux parties.

Toute annulation de prestations après signature du contrat entraînera des frais de gestion de 50€ par prestation, ainsi que la facturation des frais retenus par le prestataire.

Toute demande de report de voyage à la demande de l'établissement scolaire entrainera des frais de gestion de 10% du montant total du voyage ainsi que les éventuels frais demandés par les prestataires.

TARIFS

Etablis en fonction des conditions économiques, les tarifs publiés sur notre site sont donnés à titre indicatif. Chaque devis est personnalisé.

Révision des tarifs :
Toutefois, conformément à l’article L211-12 du code du tourisme, les contrats signés peuvent faire l'objet de modifications jusqu'à 20 jours précédent la date de départ prévue. Il est précisé dans ce cadre que les prix ont été établis notamment sur la base de données économiques ci-après :

taux de change : il sera stipulé sur votre devis pour les pays hors zone euro ;
coût des transports liés notamment au coût des carburants, du taux de TVA et taxes en vigueur : ils ont été établis sur la base d'un coût du carburant 1EUR = 1,003 USD.

Toute hausse de plus de 8% ainsi que ses conséquences sur le prix du forfait, vous sera communiquée sur un support durable. Le choix s'offrira à vous d'annuler sans frais ou de maintenir le séjour dans un délai de 8 jours.

Nos tarifs sont valables du 01/09/2022 au 31/08/2023 et à titre indicatif pour un groupe de 49 élèves (-18 ans) et 4 professeurs (sauf mention contraire). N’hésitez pas à nous contacter pour tout autre effectif, un devis sur mesure vous est, dans tous les cas, envoyé.

Après confirmation du voyage, l’augmentation de votre effectif peut entraîner selon les cas une modification de réservation d’autocar et donc entraîner une majoration tarifaire. Vous en serez alors informés.

Un supplément pour les élèves de +18 ans peut vous être demandé selon la destination et le type d’hébergement retenus.

GRATUITÉS

Nos devis sont présentés sans gratuités. Sur demande, nous pouvons les présenter avec des gratuités pour les enseignants, en répercutant le coût des accompagnateurs sur celui des élèves.

RÉDUCTIONS

Elles sont applicables sur tous nos voyages à forfait à partir de 3 jours et plus pour un minimum de 20 participants hors budget visites (le service billetterie n’est pas concerné par les réductions). Voir les conditions.

VOTRE PROGRAMME DE VISITES

Envol Espace réserve les visites (entrées, guidages, activités...) de votre programme selon le contrat signé, excepté pour certaines visites exigeant que ce soit l’établissement ou le professeur qui en fasse la réservation ou pour pouvoir obtenir la gratuité ou le tarif réduit des entrées.

Envol Espace vous facture le budget total de vos visites en appliquant des frais de gestion de 10% du montant total des visites. Ces frais de gestion couvrent également l’éventuelle augmentation des visites suite à la mise à jour annuelle des tarifs par les musées ou monuments (au-delà de 5% d’augmentation, votre budget visites sera cependant mis à jour).

A moins de 30 jours du départ ou après envoi du dossier de voyage, tout changement demandé par l’établissement dans votre programme de visites entraînera des frais de 50 € en plus de la réévaluation du budget visites.

ALLERGIES ET RÉGIMES ALIMENTAIRES

Toute allergie ou régime alimentaire doit nous être communiqué dans la langue du pays au plus tard 30 jours avant le départ. Tout protocole d’allergie ou régime alimentaire sévère devra nous être communiqué dans la langue du pays de destination du voyage scolaire, Envol Espace le fera suivre au correspondant local pour acceptation. Envol Espace se réserve le droit de refuser un élève par principe de précaution.

En cas d’acceptation, seuls les parents de l’élève concerné restent responsables et ne pourront en aucun cas mettre en cause les correspondants locaux, Envol Espace ou tout autre prestataire partenaire du voyage. Par ailleurs, un coût supplémentaire pourra être facturé selon la destination.

Enfin, dans le cas où un élève aurait besoin d’être accompagné d’un AVS, le devis est recalculé sur mesure en fonction des conditions nécessaires d’hébergement.

SUIVI DU SÉJOUR

Pendant votre séjour, Envol Espace est joignable 24/24, 7J/7 au 02 58 23 06 36. N’hésitez pas à nous contacter dès que vous constatez une difficulté ou un manquement aux prestations prévues.

ANNULATION DU VOYAGE

1) pour la totalité des participants avant le voyage

• Du fait des participants : l’annulation d’un voyage, après la signature du contrat et quel qu’en soit le motif, doit être impérativement notifiée à Envol Espace par lettre recommandée avec accusé de réception.

Envol Espace retiendra des frais d’annulation selon le barème ci-après pour les voyages avec transport en autocar ou séjour sur place :

De l’inscription définitive à plus de 30 jours avant le départ : retenue de 30% ;
De 30 à 16 jours du départ : retenue de 50% du prix total du séjour (contrat et avenants éventuels) ;
De 15 à 8 jours du départ : retenue de 75% du prix total du séjour (contrat et avenants éventuels) ;
Moins de 8 jours avant le départ : 100% du prix total (contrat et avenants éventuels).

Pour les voyages en avion ou en train, les frais d’annulation pour le séjour sur place seront appliqués selon le barème ci-dessus. Pour les billets d’avion ou de train, les conditions d’annulation de la compagnie aérienne ou ferroviaire utilisée seront alors appliquées. Cas particulier pour les voyages en avion sur compagnie low cost : après achat des billets d’avion, aucun remboursement n’est possible en raison des conditions particulières de ces compagnies.

• du fait d’Envol Espace : entre la signature du contrat et le départ, si le voyage est rendu impossible par suite d’un événement qui s’impose à Envol Espace, application de l’article R.211-9, un séjour de substitution sera proposé à l’acheteur qui pourra l’accepter. En cas de refus par le client, Envol Espace est tenu au seul remboursement des sommes versées.

2) Pour un ou plusieurs participants individuels, avant le voyage :

L’annulation individuelle d’un participant au voyage, après la signature du contrat, doit être notifiée par écrit à Envol Espace.

Le tarif total d’un voyage correspond à l’effectif total des participants indiqué sur le contrat.

Chaque participant individuel annulé entraînera la facturation de frais dans les conditions suivantes (excepté pour les vols sur compagnie low cost) :

du moment de l’inscription à plus de 30 jours avant le départ : retenue de 25% du prix total individuel ;

Dans le cas de plus de trois annulations individuelles dans le même groupe, Envol Espace se réserve le droit de recalculer le tarif en fonction de l’effectif réel des participants au voyage. Dans ce cas, le client s’engage à maintenir son contrat. À défaut, l’annulation du voyage entraînera l’application des conditions liées à l’annulation totale du voyage (cf. article précédent).

Pour les groupes de moins de 20 participants payants, le tarif sera réajusté dès la première annulation.

entre 30 et 16 jours : retenue de 50% du prix total individuel ;
entre 15 et 8 jours : retenue de 75% du prix total individuel ;
moins de 8 jours avant le départ : retenue de 100% du prix total individuel.

Toute absence d’un participant au départ du voyage pour quelque raison que ce soit ou toute annulation non confirmée par écrit sera considérée comme une annulation à moins de 8 jours du départ.

Les transports en avion et en train sont exclus du barème de remboursement ci-dessus ; des pénalités en cas d’annulation sont prévues par chaque compagnie : nous vous enverrons leurs conditions à la réception de votre contrat. Cas particulier pour les voyages en avion sur compagnie low cost : après achat des billets d’avion, aucun remboursement n’est possible en raison des conditions particulières de ces compagnies. Un remplacement sans frais est possible pour les voyages en autocar ou en train. Un changement de nom sur un billet d’avion entraîne des frais supplémentaires quelque soit la compagnie et la date du changement. Ils vous seront indiqués sur simple demande.

3) Pour le groupe ou pour un ou plusieurs participants individuels, pendant le voyage :

Toute annulation de voyage après le départ relève de la responsabilité du client et ne peut être imputable à Envol Espace. De même, aucun remboursement ne pourra être octroyé, les frais étant entièrement engagés après le départ.

RESPONSABILITÉ CIVILE ET RAPATRIEMENT SANITAIRE

Dommages pendant le séjour : conformément au décret n°2006-1229 du 6 octobre 2006, nos assurances couvrent les dommages corporels et matériels subis par les participants ainsi que leur responsabilité civile à l’égard des tiers, dès lors que ceux-ci ne sont pas couverts par un contrat de responsabilité civile individuelle du participant ou de l’établissement.

En cas de problème médical pendant le séjour pour les établissements scolaires dont le domicile fiscal est en Europe et dont le séjour est de maximum 31 jours : sans supplément de prix, Envol Espace vous fournit les services de Mutuaide Services (contrat N°22067, numéro de protocole 8829) qui organise le rapatriement en cas de blessure ou de maladie grave et assure une prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation. Ce contrat vous sera remis dans votre dossier de voyage. L’interruption de séjour ne peut être prise en compte qu’en cas de rapatriement décidé par l’assisteur.

ASSURANCE-ANNULATION DES PARTICIPANTS ET DU GROUPE

Vous avez la possibilité de souscrire une assurance annulation pour les participants et pour le groupe auprès d'Assurever contrat n° 22055. Ces assurances doivent être souscrites par l’ensemble du groupe et réglées en même temps que le premier versement d’acompte et au minimum 45 jours avant le départ. Ces assurances couvrent les événements avant l’heure de départ ou de rendez-vous. Elles ne s’exercent pas au cours du voyage.

En cas d’annulation, le montant de l'assurance n’est jamais remboursé et une franchise est conservée. A savoir : les frais de gestion pour faire établir les visas ne sont jamais remboursables.

ENVOL ESPACE S’ENGAGE

à vous envoyer un carnet de voyage détaillant les prestations réservées et tous les renseignements utiles dans un délai minimum de 15 jours avant le départ sauf circonstances exceptionnelles.
à fournir à l’établissement scolaire avant le départ, toutes les indications relatives aux correspondants locaux et aux familles d’accueil permettant d’établir un contact direct avec l’enfant ou le responsable sur place.
à donner accès à l'espace enseignant sur son site internet pour vous permettre de consulter vos documents contractuels, compléter la liste des participants, remplir votre bilan de séjour.

Envol Espace est responsable de «plein droit» à l’égard de l’acheteur de la bonne exécution des obligations résultant du contrat, que ces obligations soient à exécuter par elle-même ou par d’autres prestataires de services, sans préjuger de son droit de recours contre ceux-ci.

Toutefois, Envol Espace peut s’exonérer de tout ou partie de sa responsabilité si l’inexécution ou la mauvaise exécution du contrat est imputable soit au client (par exemple retard d’un participant au départ, non présentation des documents d’identité requis au passage des frontières...), soit au fait imprévisible et insurmontable d’un tiers étranger à la fourniture des prestations prévues au contrat, soit à un cas de force majeure tels que des catastrophes naturelles, mouvements de grèves ou changements d’horaires dus à des modifications imposées par les compagnies ferroviaires, maritimes ou aériennes.

Lorsque, après le départ, un des éléments essentiels du contrat ne peut être exécuté, alors que sa responsabilité est engagée, Envol Espace s’engage soit à proposer des prestations de remplacement de même tarif, soit à limiter au maximum les frais supplémentaires occasionnés par les événements cités ci-dessus qui seront ensuite facturés à l’établissement dans le cas où Envol Espace ait fait l’avance. Envol Espace proposera une solution par écrit et le client prendra la responsabilité d’accepter ou de refuser la solution équivalente de remplacement. Dans ce dernier cas, le client sera à l’initiative de la non réalisation.

La réservation d’un déplacement éducatif implique l’acceptation de toutes les conditions générales, notamment de la part du chef d’établissement.

RÉCLAMATIONS

Pendant le séjour, le client s’engage à faire connaître, dès qu’elles surviennent, ses difficultés afin qu’Envol Espace puisse étudier une solution éventuelle.

En cas de réclamation, le client s’engage à adresser sa réclamation à Envol Espace par lettre recommandée avec accusé de réception dans le mois qui suit le retour du voyage, uniquement si la réclamation a, au préalable, fait l’objet d’un appel du client auprès d’Envol Espace pendant le séjour.

A défaut d’être prévenu immédiatement, Envol Espace ne saurait être tenu pour responsable des événements.

Au cas où la réponse apportée par Envol Espace ne satisfait pas l’établissement scolaire, celui-ci pourra gratuitement saisir la commission de conciliation de L'Office (loffice.org) et/ou le médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées sont disponibles sur www.mtv.travel.