- Préparer son voyage -

Un voyage réussi

Organiser un voyage scolaire, c’est offrir à vos élèves une expérience éducative unique. Chez Envol Espace, nous accompagnons les enseignants à chaque étape de ce projet, avec rigueur, écoute et efficacité.

Voici l'organisation de votre séjour en quelques étapes essentielles :

1- Le devis : une proposition sur mesure

Suite à votre demande, un devis détaillé est mis à votre disposition dans votre espace Konect. Ce document constitue la base de votre projet de voyage scolaire. Conçu pour être clair, complet et modulable, le devis se compose de trois parties distinctes :
- le séjour : hébergement, repas, encadrement éventuel ; 
- le budget visites, incluant les activités prévues dans votre programme ;
- et, si vous le souhaitez, une proposition d’assurance annulation.
Si votre séjour inclut un trajet en train ou en avion, le coût du transport est présenté dans un tableau tarifaire précis, en fonction du nombre de participants.
Ce devis est réalisé selon les premières informations transmises (dates, effectif, destination, projet pédagogique...). Vous avez la possibilité de demander des ajustements à tout moment via votre espace Konect : modification du nombre de participants, ajustement des dates, changement de visites, adaptation des modes de transport ou de l’hébergement.

2- l'option : garantir vos dates et vos prestations

Une fois votre devis consulté sur Konect, vous pouvez nous demander de poser une option pour sécuriser les disponibilités de votre séjour. Il vous suffit de compléter le formulaire dédié directement dans votre espace personnel.
À réception de votre demande, Envol Espace vérifie les disponibilités aux dates choisies de l’hébergement, et lorsque cela est possible, du transport. Cette étape vous permet de bloquer temporairement la disponibilité de votre programme, en attendant la validation officielle par votre établissement. Pour augmenter vos chances d’obtenir les dates souhaitées, il est recommandé de proposer plusieurs créneaux lors de votre demande d’option.
Vous recevez ensuite une offre pré-contractuelle, qui reprend le programme détaillé jour par jour, les éléments financiers (coût global du séjour, prestations incluses, assurance annulation si vous la choisissez), les formalités douanières et sanitaires propres à votre destination. Cette offre constitue une proposition de contrat basée sur le devis initial. Toute modification de l’un des paramètres (dates, durée, effectifs, prestations…) entraînera l’émission d’un nouveau contrat. La facture du premier acompte est jointe à cette offre, ainsi que celle de l’assurance annulation le cas échéant. Attention, cette offre pré-contractuelle est valable pour une durée limitée, en fonction des délais imposés par nos prestataires.

3- la validation : le contrat de voyage et la facture

Une fois votre projet validé par votre établissement et pour que la réservation soit définitive, il vous suffit de nous retourner :
- le contrat dûment daté, signé et cacheté par le chef d’établissement (par mail) ; 
- la preuve du virement bancaire correspondant à l’acompte (ou éventuellement le règlement par chèque).
Si vous souhaitez souscrire à l’assurance annulation, celle-ci doit être réglée en même temps que l’acompte.
Dans le cas d’un voyage en train ou en avion, une liste nominative des participants pourra également être demandée afin de confirmer les réservations de transport.
Important : la date limite de règlement de l’acompte vous est communiquée au moment de l’envoi du contrat. Elle correspond à la fin de validité de l’option posée auprès de nos prestataires (hébergements, transport...). Le respect de ce délai est essentiel pour garantir les disponibilités de votre voyage.

4- Le programme détaillé et l'aide pédagogique

Grâce à votre espace Konect, vous suivez en temps réel l’évolution des réservations (hébergements, transports, visites…) et vous disposez à tout moment de la dernière version actualisée de votre programme.
Bien plus qu’un espace de consultation, Konect est un véritable tableau de bord conçu pour vous accompagner dans toutes les étapes de la préparation de votre séjour pédagogique.
Vous y trouverez notamment :
- une check-list de préparation pour ne rien oublier avant le départ ; 
- des informations pratiques sur votre destination, les visites et les prestations sélectionnées ; 
- des éléments détaillant les engagements d’Envol Espace et des prestataires retenus pour votre programme ;
- une sélection de supports pédagogiques en lien avec votre destination, pour enrichir le travail en classe avant, pendant et après le séjour.
Vous pouvez ainsi préparer votre voyage avec efficacité et sérénité, tout en disposant d’outils pensés pour répondre aux besoins spécifiques des enseignants voyageurs.

5- L'écoute de votre expert destination

Nous savons qu’un projet de voyage scolaire se construit dans la durée, avec rigueur et confiance. C’est pourquoi un seul et même spécialiste vous accompagne personnellement tout au long de l’organisation de votre séjour.
Dès les premiers échanges et jusqu’au retour du voyage, vous êtes en contact direct avec un expert de votre destination. Notre agence est organisée par zones géographiques, ce qui permet à chaque collaborateur de maîtriser en profondeur :
- les spécificités du pays ; 
- les réalités du terrain (temps de trajet, rythme du programme, prestataires locaux) ; 
- les contraintes logistiques liées aux voyages scolaires.
Cette organisation garantit des conseils précis, des suggestions pertinentes et une réactivité optimale à chaque étape de votre projet.
En parallèle, votre espace Konect vous permet de suivre en temps réel votre dossier et d’accéder à de nombreuses ressources utiles. Mais cet outil ne remplace en rien le lien humain avec votre interlocuteur dédié : il vient simplement renforcer votre autonomie et fluidifier les échanges. Vous bénéficiez ainsi d’un accompagnement complet, alliant expertise métier, relation personnalisée et interface numérique performante, pour préparer votre voyage avec sérénité et efficacité.

6- Le carnet de bord : tout votre voyage en version digitale

À réception du solde du séjour, vous accédez à l’ensemble de vos documents de voyage directement via votre espace Konect, dans un format entièrement dématérialisé.
Fini les dossiers papier : votre carnet de bord numérique regroupe, en un seul endroit, toutes les informations essentielles à votre séjour.
Il comprend :
- le programme jour par jour, mis à jour en temps réel ;
- une carte interactive localisant les prestations prévues chaque jour (hébergements, visites, restaurants...) ; 
- les coordonnées utiles pendant le voyage ; 
- les bons d’échange et confirmations de réservations pour les prestations réservées.

7- Le retour d'Expérience

Votre expérience de terrain est précieuse : elle nous permet de faire évoluer nos services et d’offrir à chaque enseignant un accompagnement toujours plus juste et pertinent.
Depuis votre espace Konect, vous avez accès au bilan de séjour, simple et rapide à compléter. Ce retour est essentiel pour continuer à construire, ensemble, des projets de qualité.
Nous vous invitons aussi à prendre un temps pour poser un regard sur ce que le voyage a apporté à vos élèves. Un voyage scolaire, c’est une expérience collective fondatrice, un moment fort de cohésion, d’ouverture au monde, de découverte de soi et des autres. Ce recul, pris après le séjour, nourrit aussi votre projet pédagogique.
Enfin, vous avez la possibilité de partager vos plus belles photos : sélectionnez vos clichés les plus marquants et déposez-les sur Konect. Si l’une d’elles est utilisée dans nos supports de communication, elle pourra faire l’objet d’un avoir à valoir sur un prochain séjour.