Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées pour la mise en place d'un voyage scolaire

l'organisation : du devis au retour du voyage

Comment lire mon devis ?
Notre devis se présente en trois parties : le séjour, le budget visite et l’assurance annulation si vous souhaitez y souscrire.
Si vous voyagez en train ou en avion, le coût du transport est détaillé dans le tableau de prix.
Prenez le temps de bien lire le paragraphe intitulé “le prix total de votre voyage comprend”, celui-ci liste précisément chacune des prestations incluses dans le prix.
Visionnez notre tuto vidéo (durée 2 min) >>> en cliquant ici <<<

Est-ce que des modifications peuvent-être apportées à mon devis ?
Le devis que vous avez reçu a été réalisé selon votre première demande. Il est cependant possible de demander des modifications concernant votre effectif, les dates de voyage, les prestations de transport, d'hébergement et de visites. Pour se faire, nous contacter par téléphone ou par mail.

Comment poser une option ?
Complétez votre demande d'option sur votre espace Konect. A réception, Envol Espace pose une option sur les dates choisies pour votre hébergement et quand cela est possible, pour votre transport. Un contrat de vente vous est envoyé.
Envol Espace vous conseille d'indiquer plusieurs créneaux de dates possibles dans le cas où votre premier choix ne soit pas disponible.

Comment lire ma proposition de contrat ?
L’offre pré-contractuelle est une proposition de contrat qui reprend le devis reçu, le programme jour par jour et les éléments financiers : coût du séjour, des visites, de l’assurance annulation si vous souhaitez la souscrire. Enfin, les formalités douanières et sanitaires liées à votre destination.
Cette offre est basée sur le devis réalisé, toute modification d'un des paramètres doit donner lieu à l'envoi d'un nouveau contrat.
Vous trouverez également la facture du premier acompte et de l'assurance annulation si vous souhaitez la souscrire. Cette offre pré-contractuelle a une date de validité imposée par nos prestataires auprès desquels nous avons posé l'option pour votre groupe.
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Quelles sont les documents nécessaires à la confirmation du voyage ?
Le contrat est renvoyé par mail à Envol Espace dûment daté, signé et cacheté par le chef d'établissement.
En parrallèle, le paiement de l'acompte attendu est effectué par virement bancaire (éventuellement par chèque). La copie du virement nous est transmise pour information.
Dans le cas où vous souhaitez souscrire à l'assurance annulation, son paiement doit être effectué en même temps que celui de l'acompte.
Dans le cas d'un voyage en train ou en avion, la liste nominative des participants peut être nécessaire pour confirmer les réservations.

À quel moment faut-il payer l'acompte ?
Lors de l'envoi de votre contrat, Envol Espace vous indique la date d'option donnée par ses prestataires pour garantir les disponibilités d'hébergement et/ou de transport pour votre groupe.
Votre acompte doit nous parvenir avant la date butoir de fin d'option.

Quelles sont les modalités de paiement ?
L'établissement scolaire réglera à Envol Espace les montants suivants conformément à l'échéancier figurant sur le contrat :
- Acompte de 30% du montant du séjour (70% pour toute confirmation à moins de 90 jours du départ).
- Second versement de 40% (pour les séjours confirmés à plus de 90 jours du départ).
- Solde de 30% majoré des options éventuelles souscrites par l'établissement.
Pour les voyages en avion sur compagnies «low cost» (dont vous serez informés dès le devis), la totalité des frais estimés de transport sera exigée pour premier acompte.
En cas de non-respect des échéances de paiement, Envol Espace se réserve le droit de facturer les intérêts éventuels de retard au taux en vigueur.
Toute modification des prestations et donc du prix du voyage fera l’objet d’un avenant au contrat signé des deux parties.

À quel moment paye-t-on le solde ?
Pour les établissements privés, le solde doit nous parvenir un mois avant le départ. A réception, Envol Espace vous donne accès à tous vos documents de voyage sur Konect.
Pour les établissements publics, Envol Espace vous donne accès à tous vos documents de voyage sur Konect au minimum 15 jours avant le départ. Le paiement du solde est alors effectué par le gestionnaire.

Peut-on régler par carte bancaire ?
Non, les paiements doivent être effectués par virement bancaire (éventuellement par chèque).

Peut-on payer par chèque-vacances ?
Non, Envol Espace n'est pas en mesure d'encaisser les chèques-vacances.
Les paiements doivent être effectués par virement bancaire (éventuellement par chèque).

Quelles sont les conditions pour un voyage de dernière minute ?
En cas de réservation tardive, les procédures sont accélérées : l'option accordée par nos prestataires sera très courte et nous vous enverrons une demande d'acompte de 70 % du montant total pour confirmer le voyage.
Soyez réactifs en nous retournant :

le contrat de réservation dûment daté, signé et tamponné par votre chef d'établissement
la copie de virement de l'acompte de 70 % (solde avant le départ)
le nombre définitif de participants (nombre de filles/garçons et femmes/hommes)
la liste des noms et prénoms de chaque participant (si nécessaire selon le mode de transport)

Visionnez notre tuto vidéo (durée 2 min) >>> en cliquant ici <<<

Comment vous partager mon expérience de voyage ?
En complétant votre bilan de séjour sur votre espace Konect dans "Les étapes à suivre". Votre retour d'expérience est une source d'inspiration constante pour les experts d'Envol Espace.

budget

Comment est calculé le devis ?
Nos devis tiennent compte :
- du nombre précis d'élèves et d'accompagnateurs ;
- de vos dates de voyage ;
- de vos souhaits de visites ;
de façon à vous garantir le tarif le plus juste.
En cas de modifications de dates, d'effectif et de prestations, un devis mis à jour sera envoyé.

Proposez-vous des réductions ?
Oui, pour tous nos voyages à forfait à partir de trois jours et plus, et pour un minimum de 20 participants hors budget visite, billets d'avion et de train.
Le service billetterie et les séjours sans hébergement ne sont pas concernés par les réductions.
Les consulter en détail dans la rubrique Préparer son voyage / le budget de votre voyage

Est-ce que Envol Espace propose un autre type d'aide financière ?
Oui, en nous partageant vos 5 plus belles photos de voyage sur votre espace Konect.
Le dernier jour de votre voyage, vous aurez accès au dépôt photos dans les étapes à suivre.
Si une ou plusieurs photos de votre voyage sont sélectionnées pour notre communication, vous obtiendrez un avoir de 150 € par photo à déduire de votre prochain voyage scolaire avec Envol Espace.
L'avoir est valable 2 ans. Dans la limite de deux photos par voyage maximum.
Consultez notre document dédié en cliquant ici
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet (durée 2 min) >>> en cliquant ici <<<

Quels sont les autres types de financements possibles pour réduire le coût d'un voyage scolaire ?
Retrouvez l'ensemble de nos astuces pour réduire les coûts d'un voyage en consultant notre document en cliquant ici et en visionnant la capsule vidéo dédiée à ce sujet en cliquant ici.

effectif

Que se passe-t-il si mon effectif est modifié à la baisse par rapport au contrat signé ?
L'annulation individuelle d'un participant au voyage, après la signature du contrat, doit être notifiée par écrit à Envol Espace.
Dans le cas de plus de trois annulations individuelles dans le même groupe, Envol Espace se réserve le droit de recalculer le tarif en fonction de l'effectif réel des participants au voyage.
Chaque participant individuel annulé entraînera la facturation de frais dans les conditions suivantes (excepté pour les vols sur les compagnies low cost) :

du moment de l'inscription à plus de 30 jours avant le départ : retenue de 25 % du prix total individuel
entre 30 et 16 jours : retenue de 50 % du prix total individuel
entre 15 et 8 jours : retenue de 75 % du prix total individuel
moins de 8 jours avant le départ : retenue de 100 % du prix total individuel

Toute absence d'un participant au départ du voyage pour quelque raison que ce soit ou toute annulation non confirmée par écrit sera considérée comme une annulation à moins de 8 jours du départ.
Les transports en avion et en train sont exclus du barême de remboursement ci-dessus ; des pénalités en cas d'annulation sont prévues par chaque compagnie.

Que se passe-t-il si mon effectif est modifié à la hausse par rapport au contrat signé ?
Après confirmation du voyage, l'ajout de participant doit être demandé par écrit à Envol Espace qui s'assurera de la disponibilité auprès des prestataires de votre séjour.
L'augmentation de votre effecif peut entraîner selon les cas :
- une modification de réservation d'autocar et donc entraîner une majoration tarifaire.
- l'achat d'un billet d'avion ou de train plus onéreux que pour le reste du groupe.
- l'ajout d'une chambre à l'hébergement e donc entraîner une majoration tarifaire.
Un avenant au contrat sera envoyé pour signature par le chef d'établissement.

Peut-on emmener un participant en fauteuil roulant ?
L'information doit nous être transmise dès le premier échange pour en tenir compte dans l'élaboration de votre devis.
Les prestataires de transport, hébergement, visites doivent être pris en considération.
Vous devrez nous indiquer la nature du handicap, le type de fauteuil utilisé, le besoin pour l'élève concerné d'avoir une chambre PMR individuelle ou une chambre PMR partagée avec un AESH.

Envol Espace fera tout son possible pour permettre à cet élève de participer pleinement à son voyage scolaire, cependant certaines contraintes pourraient être imposées par les prestataires et la destination.

Faites-vous voyager un groupe entier de personnes en fauteuil roulant ?
Non, car nous ne sommes pas un organisme agréé (navettes équipées, hébergements adaptés, etc).

Peut-on emmener un élève en situation de handicap ne nécessitant pas l'utilisation d'un fauteuil roulant ?
L'information doit nous être transmise dès le premier échange pour en tenir compte dans l'élaboration de votre devis.
Les prestataires de transport, hébergement, visites doivent être pris en considération.
Vous devrez nous indiquer la nature du handicap, le besoin pour l'élève concerné d'avoir une chambre PMR individuelle ou une chambre PMR partagée avec un AESH.
Envol Espace fera tout son possible pour permettre à cet élève de participer pleinement à son voyage scolaire, cependant certaines contraintes pourraient être imposées par les prestataires et la destination.

Faites-vous voyager un groupe entier de personnes en situation de handicap ne nécessitant pas l'utilisation de fauteuils roulants ?
L'information doit nous être transmise dès le premier échange pour en tenir compte dans l'élaboration de votre devis.
Les prestataires de transport, hébergement, visites doivent être pris en considération.
Vous devrez nous indiquer la nature des handicaps, le besoin pour les élèves concernés d'avoir une chambre PMR individuelle ou une chambre PMR partagée avec un AESH.
Envol Espace fera tout son possible pour permettre à ces élèves de participer pleinement à leur voyage scolaire, cependant certaines contraintes pourraient être imposées par les prestataires et la destination.

Quel est le genre utilisé pour la répartition des chambres à l'hébergement pour des élèves transgenres pendant le voyage scolaire ?
Texte de référence : https://www.education.gouv.fr/bo/21/Hebdo36/MENE2128373C.htm
Selon le texte de référence ci-dessus : "(...) il convient d'exercer une vigilance particulière dans ces espaces où tous les élèves, et a fortiori les jeunes transgenres, se sentent plus vulnérables et se trouvent plus particulièrement exposés aux risques de violences et de harcèlement.
Les choix relatifs aux toilettes (...) et aux (...) chambres doivent également, dans la mesure du possible, s'appliquer lors des déplacements, sorties et voyages scolaires. Les établissements scolaires peuvent être amenés, avec l'autorisation de l'élève et des représentants légaux, à communiquer (...) avec Envol Espace pour s'assurer que l'élève aura accès à des installations sécurisées et conformes à ses besoins (...)"
Envol Espace fera tout son possible pour permettre à ces élèves de participer pleinement à leur voyage scolaire.

Quelle est l'identité utilisée pour un élève transgenre qui va voyager en avion ?
Les compagnies aériennes se fient à la pièce d'identité du participant.
Par conséquent, en complétant votre liste de passagers pour Envol Espace, les élèves transgenres doivent figurer selon le genre indiqué sur leur document d'identité.

formalités douanières et sanitaires

Quels sont les documents administratifs dont les participants ont besoin pour voyager ?
- une carte d'identité ou un passeport en cours de validité et de préférence jusqu'à 6 mois au-delà de la date de retour du voyage.
- une autorisation de sortie du territoire, accompagné de la photocopie de la pièce d'identité du parent signataire. Si le parent signataire ne porte pas le même nom que l'élève, une photocopie du livret de famille devra également être fournie.
Pour les élèves étrangers, les photocopies du passeport du parent et de son titre de séjour ou de circulation sont obligatoires.
Accédez au formulaire Cerfa à remplir en cliquant ici
« La mesure s’applique à tous les mineurs, quelle que soit leur nationalité, résidant habituellement en France. La mesure ne s’applique pas aux mineurs étrangers en transit ni aux mineurs français résidant habituellement hors de France. »
Les jeunes étrangers résidant en France pour un ou deux ans doivent aussi se soumettre à ce dispositif.
- Les élèves étrangers peuvent avoir besoin d’un passeport et d’un visa selon les pays. Pour certains pays, un passeport et/ou un visa sont requis quelle que soit la nationalité. Se renseigner auprès des consulats respectifs ou sur le site du Ministère des Affaires Etrangères. Vous pouvez également pour un voyage en train ou en avion, vous adresser à la police aux frontières de la gare ou de l’aéroport de départ.
Envol Espace n’est en aucun cas responsable des informations communiquées sur les formalités d’entrées pour les élèves ou accompagnateurs non ressortissants de l’UE.
La carte d'identité française dont la validité a été prolongée de 10 à 15 ans n'est pas reconnue par tous les pays européens. Il est donc conseillé d'être en possession d'un passeport ou d'une nouvelle carte d'identité valide. Vous pouvez voyager à l'étranger seulement si le pays de destination accepte que la date inscrite sur votre carte ne corresponde pas à sa date réelle d'expiration. Voir la liste des pays concernés en cliquant ici.
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.

Que faire si l'un des participants n'a pas ses documents d'identité le jour du départ ?
Un participant sans papier d'identité ne sera pas accepté par une compagnie aérienne ou un poste frontière. Même une photocopie certifiée par le maire, une déclaration de perte ou de vol auprès d'un commissariat ne sera pas accepté au départ de France pour un voyage scolaire à l'étranger.
Le participant concerné devra alors retourner à son établissement scolaire à ses frais.
Si le participant est mineur, un accompagnateur devra rester avec lui.
Envol Espace ne peut être tenu pour responsable et aucun remboursement ne pourra être demandé.

Que faire si l'un des participants perd ou se fait voler ses papiers d'identité pendant le voyage ?
Si en cours de voyage un participant perd ou se fait voler ses papiers d'identité, il est nécessaire de se rendre dans un commissariat pour faire une déclaration de perte ou de vol.
Ce document, accompagné de la photocopie de la pièce d'identité, permettra au participant d'être accepté par la compagnie pour le transport retour.
Nous vous conseillons fortement d'avoir en votre possesion la photocopie de toutes les pièces d'identité des participants.

Pourquoi inscrire mon voyage sur le site Ariane ?
Pour que le gouvernement français sache quels sont ses ressortissants hors du territoire.
Avant chaque déplacement hors de votre pays de résidence, vous enregistrez les détails de votre voyage, les lieux de passage, votre numéro de téléphone portable de contact utilisé sur place, le nom de vos accompagnants éventuels.
Au cours de votre voyage et si la situation du pays le justifie :
- vous recevrez par e-mail ou SMS des informations et des consignes de sécurité
- la personne de contact désignée sur votre compte pourra également être prévenue le cas échéant.
Qui peut s'inscrire sur Ariane ?
Les ressortissants français, qu'ils vivent sur le territoire national ou à l'étranger, peuvent s'inscrire sur Ariane pour enregistrer un voyage touristique, personnel ou professionnel d'une durée de moins de 6 mois.
Ariane, une inscription simple et rapide : cliquez ici
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.

Qu'est-ce que la carte européenne d'assurance-maladie (CEAM) ?
Elle est délivrée par la Sécurité Sociale sur le site Ameli.fr dont dépendent les parents de chaque participant et permet le remboursement éventuel de soins médicaux au retour en France. Elle est nominative (même pour les enfants de moins de 16 ans) et doit être demandée quelques semaines avant le voyage par chaque famille auprès de sa caisse d'assurance maladie et est valable 2 ans.
Pour attester de vos droits à l'assurance maladie, présentez votre CEAM ou votre certificat provisoire de remplacement. Vous bénéficierez de la prise en charge de vos soins médicaux selon la législation et les formalités en vigueur dans le pays de séjour :
- soit vous n'avez pas à faire l'avance des frais médicaux,
- soit vous devez faire l'avance des frais médicaux et vous serez remboursés à votre retour sur présentation des factures.

Comment puis-je me faire rembourser des frais médicaux payés sur place ?
Vous avez eu besoin de soins médicaux pendant votre séjour et vous avez dû les régler sur place car vous n'aviez pas votre CEAM, ou vous avez fait l'avance des frais médicaux et vous n'avez pas demandé leur remboursement sur place, ou vous avez fait appel à la médecine privée.
Pour chacune de ces situations, vous pourrez éventuellement être remboursé à votre retour en France.
Pensez à conserver l'ensemble des factures acquittées et des justificatifs de paiement et adressez-les, accompagnés du formulaire S3125 « Soins reçus à l'étranger » (PDF, 1.66 Mo), à votre caisse d'assurance maladie.
Vous serez remboursé sur la base des tarifs en vigueur de l'État de séjour et dans la limite des dépenses engagées.
Cas particulier : vous êtes ressortissant d'un État hors UE/EE/Suisse
Si vous êtes ressortissant d'un état tiers, c'est-à-dire n'appartenant pas à l'UE/EEE/Suisse, vous ne pourrez pas utiliser la CEAM pour vos séjours au Danemark, en Islande, en Norvège, au Liechtenstein ou en Suisse.
Dans cette situation, vous devrez régler vos frais médicaux sur place. Pensez à conserver les factures acquittées et les justificatifs de paiement ; à votre retour en France, adressez-les, accompagnés du formulaire S3125 « Soins reçus à l'étranger » (PDF, 1.66 Mo), à votre caisse d'assurance maladie.

assurances

Qu'est-ce que couvre l'assurance-annulation proposée par Envol Espace ?
Vous pouvez consulter le document de synthèse en cliquant ici : PDF - Assurance Annulation
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.

Pourquoi ne pas inclure l'assurance-annulation directement dans le prix de base du voyage ?
C'est interdit par la loi ; cela doit rester une prestation optionnelle/facultative au choix du client.

Peut-on déduire le montant de l'assistance-rapatriement du prix du voyage ?
Non, car nous avons une assistance rapatriement globale qui couvre tous nos groupes.

Quels risques sont couverts par l'assistance-rapatriement ?
Envol Espace est couverte par la Police d'Assurance N°22067 auprès d'Assurever, intermédiaire de l'assureur Cowen Insurance Company Limited (effet : 01/01/2022). Ce contrat prévoit les garanties suivantes en inclusion :
* assitance rapatriement,
* frais médicaux,
* responsabilité civile vie privée à l'étranger,
* individuelle accident,
* assitance protection sanitaire,
dès lors que celles-ci ne sont pas couvertes par un contrat d'école ou d'établissement.
En cas de problème médical pendant le séjour : sans supplément de prix, Envol Espace vous fournit les services de Mutuaide Services (contrat N°22067) qui organise si nécessaire le rapatriement en cas de blessure ou de maladie grave et assure une prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation, 24h/24 et 7j/7.
Ce contrat vous sera remis dans votre dossier de voyage. L’interruption de séjour ne peut être prise en compte qu’en cas de rapatriement décidé par l’assisteur.

Comment l'agence Envol Espace est-elle assurée ?
Envol Espace est immatriculée auprès d'Atout France (IM014100014) et a une assurance de responsabilité civile professionnelle auprès d'Hiscox.

Hébergement en familles

Que dois-je savoir sur l'hébergement en familles ?
La famille d'accueil est un des modes d'hébergement possible pour les voyages scolaires selon les pays.
Notre correspondant local vous accueille le premier soir et est joignable pendant tout le séjour.
Les élèves sont logés par 2, 3 ou 4 par famille et restent dans leur famille le soir.
Les enseignants sont logés en famille ou en hôtel.
Les centres de familles sont très souvent situés en périphérie des villes.
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.
Consultez la fiche conseils des voyages en familles par destination pour plus d'informations.

Avez-vous un représentant sur place ?
Oui. Vous rencontrerez notre organisateur local le premier soir et il restera joignable pendant tout votre séjour.

Quand recevons-nous la liste des familles ?
Entre 15 et 8 jours avant le départ, la liste vous est envoyée. Cela évite les changements de noms de familles de dernière minute.
A l'envoi de la liste, nous vous demandons de nous la renvoyer avant le départ avec le nom des participants et leurs éventuelles allergies/régimes particulier, en face de chaque famille pour faciliter la répartition à l'arrivée.

Les sorties des élèves le soir sans encadrement sont-elles autorisées ?
Non s'il s'agit d'élèves mineurs.
Oui si les professeurs encadrent ces sorties, après une demande préalable auprès de notre représentant local au moins 2 mois avant le départ, dans le cas d'un hébergement en famille.

Quel est le contenu des paniers-repas ?
Les paniers-repas comprennent généralement une boisson, deux sandwichs et un fruit. Leur contenu peut se répéter tout au long du séjour et peut être différent selon le pays de destination.

Que faire si nous sommes en retard au point de rencontre avec les familles ?
Si vous prévoyez un retard pour votre arrivée au point de rencontre, nous vous demandons de bien vouloir avertir le correspondant local au plus tôt.
Si vous éprouvez des difficultés à les joindre, appelez-nous, nous nous chargerons de les contacter.

Hébergement collectif

Que dois-je savoir sur les auberge de jeunesse ou les hôtels de jeunes ?
Les auberges de jeunesse proposent des chambres multiples de 4 à 8 lits pour les élèves et 2 à 3 lits pour les enseignants. Les sanitaires sont dans les chambres ou sur les étages.
Pour les hôtels de jeunes, les chambres sont de 3 à 4 lits pour les élèves et de 2 à 3 lits pour les enseignants. Les sanitaires sont en général dans les chambres.
Les auberges de jeunesse et les hôtels de jeunes fournissent habituellement les différents repas.
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.

Les chambres sont-elles mixtes ?
Non, selon la répartition de votre groupe, nous vous indiquerons le nombre de chambres et de lits pour les garçons et pour les filles.

Quelles sont les services proposés par ces hébergements collectifs ?
Les services proposés différent d'un hébergement à l'autre.
Consultez le descriptif de votre hébergement dans l'onglet "Ma destination" de votre dossier Konect.

Les draps fournis et le linge de toilette sont-ils fournis ?
Les services proposés différent d'un hébergement à l'autre.
Consultez le descriptif de votre hébergement dans l'onglet "Ma destination" de votre dossier Konect.

A quel moment disposons-nous de la répartition des chambres ?
La répartition des chambres vous est généralement transmise 2 à 3 semaines avant le départ.

Que faire si nous sommes en retard à notre hébergement ?
Si vous prévoyez un retard pour votre arrivée à votre hébergement, nous vous demandons de bien vouloir l'avertir au plus tôt.
Si vous éprouvez des difficultés à les joindre, appelez-nous, nous nous chargerons de les contacter.

restauration

Prenez-vous en compte les régimes alimentaires particuliers ?
Tout régime alimentaire sérieux doit nous être communiqué au plus tard 30 jours avant le départ. Tout protocole de régime alimentaire sévère devra nous être communiqué dans la langue du pays de destination du voyage scolaire, Envol Espace le fera suivre auprès des prestataires de restauration pour acceptation.
Par ailleurs, un coût supplémentaire pourra être facturé selon la destination.

Prenez-vous en compte les allergies alimentaires ?
Toute allergie alimentaire sérieuse doit nous être communiquée au plus tard 30 jours avant le départ. Tout protocole d'allergie alimentaire sévère devra nous être communiqué dans la langue du pays de destination du voyage scolaire, Envol Espace le fera suivre auprès des prestataires de restauration pour acceptation.
Envol Espace se réserve le droit de refuser un élève par principe de précaution. En cas d’acceptation, seuls les parents de l’élève concerné restent responsables et ne pourront en aucun cas mettre en cause les prestataires de restauration, Envol Espace ou tout autre prestataire partenaire du voyage.
Par ailleurs, un coût supplémentaire pourra être facturé selon la destination.
Enfin, dans le cas où un élève aurait besoin d’être accompagné d’un AESH, le devis est recalculé sur mesure en fonction des conditions nécessaires d’hébergement.

ue faire si nous sommes en retard au restaurant ?
Si vous prévoyez un retard pour votre arrivée au restaurant, nous vous demandons de bien vouloir l'avertir au plus tôt.
Si vous éprouvez des difficultés à les joindre, appelez-nous, nous nous chargerons de les contacter.

transport en autocar

Y a-t-il des ceintures dans les autocars ?
Oui chaque passager est responsable du port de sa ceinture sous peine d'amende.

Quelle est la législation en matière de transport ?
Avec un seul chauffeur : maximum 12h d'amplitude et 9 heures de conduite effective. Un chauffeur seul ne peut pas conduire plus de 4h30 sans interruption. Il doit observer une pause d'au moins 45 mn, que nous calculons dans les temps de route. Le temps de repos journalier d'un chauffeur est de 11 heures consécutives par période de 24h.
Lorsque le voyage nécessite deux chauffeurs (en double équipage ou en relais) : maximum 18h d'amplitude ; en cas de voyage de nuit à l'aller ou au retour, il faut respecter une coupure de 11h à l'arrivée et la veille du départ. Après 6 jours, un repos hebdomadaire de 45h par chauffeur est à prévoir. Les séjours de plus de 6 jours comportent donc désormais une journée sans autocar.

Peut-on utiliser l'autocar en soirée après une journée d'excursions ?
Il faut respecter la législation européenne en matière de transport de personnes. Un chauffeur n'a le droit de rouler que 8 heures dans une journée de 12 h, ce qui signifie que s'il a commencé sa journée à 8h30, il doit la terminer à 20h30. Pour utiliser l'autocar en soirée, il faut ne pas l'avoir utilisé le matin par exemple.
Envol Espace vous proposera une solution alternative si nécessaire.

Pourquoi demander une liste des participants pour les voyages en autocar même d'une journée ?
La loi exige depuis l'arrêté du 18 mai 2009, article 7.
Arrêté du 18/05/09, article 7
Par mesure de sécurité, tout autocar effectuant un transport en commun de personnes dans le cadre d’un service occasionnel collectif de transports publics routiers de personnes ou d’un service privé de transport routier de personnes doit avoir à son bord la liste nominative des passagers, établie et communiquée au transporteur par l’organisateur du service, qui doit être présentée à toute réquisition des agents chargés du contrôle. De forme libre, cette liste doit comporter le nom et le prénom de chaque passager et, dans le cadre d’un transport en commun d’enfants, les coordonnées téléphoniques d’une personne à contacter pour chaque enfant transporté.
Modalités : la liste doit indiquer également la date et les caractéristiques générales du transport ainsi que les coordonnées téléphoniques de l’organisateur. Elle doit être remise au représentant de l’organisateur du service à bord de l’autocar ou, en son absence, au conducteur et complétée du numéro d’immatriculation de l’autocar. Toutefois, la liste nominative des passagers n’est pas exigée lorsque les services mentionnés au présent article sont réalisés dans la zone constituée par le département de prise en charge des passagers et les départements limitrophes.

Qui prend en charge les repas et le logement du chauffeur ?
Envol Espace prévoit dans votre devis la prise en charge des frais d'hébergement et de restauration de votre ou vos chauffeur(s).

Qui prend en charge les frais de parking, d'autoroutes ?
Envol Espace prévoit dans le calcul de votre devis tous les frais afférant au voyage en autocar.

Quelles sont les différentes capacités des autocars ?
Les capacités les plus fréquentes sont 49, 51, 53 fauteuils avec ou sans toilettes ; 55, 57, 59 et 61 à 65 fauteuils (capacités plus rares) et double-étages : 71, 73 ,75 , 77 fauteuils.

Le groupe peut-il se charger du transport en autocar ?
Oui, il faut en informer Envol Espace dès la demande de devis pour le séjour sur place.
Deux cas peuvent alors se présenter :
- la compagnie d'autocar s'occupe de l'hébergement et des repas de son chauffeur, auquel cas ces frais sont facturés au groupe directement par la compagnie d'autocar ;
- le chauffeur voyage dans les mêmes conditions que le groupe, auquel cas nous incluons ces frais dans le prix global du séjour sur place.

Les transports en train

Quelles sont les étapes pour réserver un voyage en train ?
Envol Espace vérifie la disponibilité et les tarifs des trains aux dates de votre voyage (une certaine flexibilité peut vous permettre d’obtenir de meilleurs tarifs).
Nous envoyons un devis avec la meilleure solution possible selon les horaires, les prix et les compagnies.
Si la proposition vous convient, nous vous demanderons :
- Un acompte du montant total des billets ;
- Le contrat de réservation signé.
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.

Quelles sont les conditions de réservation ?
L'ouverture des réservations à la SNCF a lieu 3 mois avant la date de voyage et 4 mois pour Eurostar. Ces délais peuvent varier selon les lignes et selon la date de réservation par rapport à vos dates de voyage.
Les tarifs indiqués sur votre devis sont "à partir de". Nous serons en mesure de vous confirmer définitivement ces informations une fois la réservation effectuée.

Que se passe-t-il en cas d'annulation d'un ou plusieurs participants ?
En cas d' annulation de participants, Envol Espace applique les conditions d'annulation de la compagnie réservée.
Vous trouverez le détails de ces conditions sur votre devis et/ou sur votre contrat.

Y a-t-il des frais de gestion ?
Envol Espace ajoute 15% sur le montant des trains ou un minimum de 30 € par personne pour assurer les réservations et le suivi de vos trajets.

Quels types de bagages sont autorisés dans le train ?
Chaque compagnie ferroviaire applique des règles différentes en ce qui concerne les bagages.
Nous vous conseillons de voyager avec des bagages de taille raisonnable et de rappeler aux participants de n'emporter que le nécessaire.
Nous vous rappelons que l'étiquetage des bagages est obligatoire.

transport en avion

Quelles sont les étapes pour réserver un voyage en avion ?
Envol Espace vérifie la disponibilité et les tarifs des vols aux dates de votre voyage (une certaine flexibilité peut vous permettre d’obtenir de meilleurs tarifs).
Nous envoyons un devis avec la meilleure solution possible selon les horaires, les prix et les compagnies.
Si la proposition vous convient, nous vous demanderons :
- Le montant total ou un acompte des billets selon la compagnie ;
- La liste nominative des participants (élèves et accompagnateurs) ;
- Le contrat de réservation signé.
Regardez notre vidéo tuto dédiée à ce sujet en cliquant ici.

A quel moment réserver les billets d'avion ?
Le plus tôt possible. Les prix fluctuent selon le remplissage des vols. Pour obtenir les tarifs les plus intéressants, nous vous conseillons d'anticiper vos déplacements.

Quels sont les éléments à transmettre à l'achat des billets ?
Les informations suivantes vous sont demandées pour la liste des passagers : n° de carte d'identité ou de passeport, pays d'émission et date d'expiration du document, date de naissance, nationalité, sexe.
Ces informations doivent nous être envoyées à la réservation pour les compagnies low-cost et au plus tard un mois avant le départ pour les compagnies régulières.
Bien vérifier l’orthographe de chaque nom/prénom pour qu’ils correspondent bien aux informations du document d’identité pour éviter les frais supplémentaires.

Pourquoi le tarif "groupe" est-il plus élevé que le tarif "individuel" en avion ?
Lors de la recherche de tarifs de vols individuels, ces derniers affichent les prix les plus bas. Mais le nombre de places est toujours insuffisant pour un groupe. Il faut réserver l'ensemble des billets nécessaires pour obtenir une tarification moyenne.

Travaillez-vous avec des compagnies aériennes low cost ?
Oui, nous travaillons avec toutes les compagnies pour vous faire la meilleure offre.

Quels sont les avantages de voyager sur des compagnies low cost ?
Les prix bien sûr, la souplesse d'utilisation, la fréquence des vols. Attention toutefois : les repas et boissons à bord ainsi que les bagages cabines et en soute ne sont pas inclus dans le prix de base de la compagnie.

Les bagages sont-ils facturés ?
Les bagages cabines ainsi que les bagages en soute sont payants sur presque toutes les compagnies.
Consultez votre devis pour précisions.

Y a-t-il des frais de gestion ?
Envol Espace ajoute 15% sur le montant des vols ou un minimum de 50 € par personne pour assurer les réservations et le suivi de vos trajets.

visites et activités

Peut-on modifier le contenu du programme ?
Nos programmes de visites sont entièrement modulables jusqu'à la signature du contrat, Envol Espace procédant ensuite aux réservations des visites.
Après signature, toute modification de réservation peut être demandée sous réserve que cela soit possible et que le paiement de la prestation n'ait pas encore été fait.
A moins de 30 jours du départ, ou après envoi du dossier de voyage, tout changement demandé par l'établissement entraînera des frais de 50€ par prestation modifiée en plus de la réévaluation du budget visite.

Est-il possible de réserver des visites guidées ?
Envol Espace est en mesure de réserver des guides en français ou en langue locale pour tous les programmes proposés.

La réservation des visites est-elle payante ?
Envol Espace vous facture vos visites en appliquant des frais de gestion de 10% du montant total des visites. Ces frais de gestion couvrent également l’augmentation des visites suite à la mise à jour annuelle des tarifs par les musées ou monuments (au-delà de 5% d’augmentation, votre budget visites sera cependant mis à jour).

Pourquoi certaines visites ne sont pas réservées par Envol Espace ?
Envol Espace réserve les visites (entrées, guidages, activités...) de votre programme selon le contrat signé, excepté pour certaines visites exigeant que ce soit l’établissement scolaire ou le professeur qui en fasse la réservation :
- pour pouvoir obtenir la gratuité
ou
- pour pouvoir obtenir le tarif réduit des entrées.

Fournissez-vous de la documentation pour préparer les visites ?
Envol Espace vous propose un ensemble de supports pédagogiques accessible sur votre espace Konect, dans la rubrique "Mon espace pédagogique".
Cette rubrique est consultable à la confirmation avec acompte de votre voyage.

Que faire si nous sommes en retard à une visite ?
Si vous prévoyez un retard pour votre arrivée à une visite, nous vous demandons de bien vouloir l'avertir au plus tôt.
Si vous éprouvez des difficultés à les joindre, appelez-nous, nous nous chargerons de les contacter.

Ai-je le droit de modifier le programme de visite une fois sur place ?
En principe non sauf en cas d'événement majeur.
Toute modification de visites, tout changement d'horaire, toute annulation de prestation doivent être soumis par téléphone à Envol Espace qui se laisse le droit d'accepter ou de refuser la demande. Certains changements sur place peuvent entraîner des frais supplémentaires pour l'établissement.

à propos d'envol espace

Qu'est-ce que l'agrément IATA ?
Envol Espace est agréée IATA (International Air Transport Association, agrément 20253940) ce qui nous permet de réserver des billets sur les compagnies aériennes et ferroviaires.
Nous émettons les billets nous-mêmes, ce qui vous permet de n'avoir qu'un seul contact pour toute l'organisation de votre voyage.

Qu'est ce que le Label "Contrat Qualité" de L'Office ?
Envol Espace est membre de L'Office de garanties des séjours linguistiques et éducatifs depuis 1997 et s'engage sur les termes du "Contrat Qualité" élaboré en collaboration avec des fédérations de parents d'élèves et des associations de consommateurs agréées.
L’Office :
- est une association regroupant des organismes engagés dans une démarche qualité rigoureuse.
- donne des informations et des conseils sur les possibilités et les meilleurs choix de séjours en France et à l’étranger pour jeunes et adultes.
Vous pouvez consulter les détails du Contrat Qualité en cliquant ici.

Qu'est-ce que le comité pédagogique du groupe CEI ?
Envol Espace réunit un comité pour garantir la qualité pédagogique de ses voyages. Composé d'enseignants et chefs d'établissements dynamiques, du public et du privé, du primaire à l'enseignement supérieur, dans toutes les disciplines et de toutes régions, ce comité pédagogique se réunit régulièrement.
Son rôle :
- Diversifier les regards sur les destinations afin de vous proposer la plus grande variété et répondre à toute demande à la carte de séjours modulables.
- Proposer des séjours adaptés à tous : le comité représente le premier et le second degré, général technologique, professionnel et agricole, sections européennes et enseignement supérieur ainsi que les classes préparatoires, public comme privé.
- Anticiper au mieux les attentes des enseignants pour favoriser l'aspect pratique de vos séjours, depuis l'idée de départ jusqu'à votre retour.
- Tirer profit de l'expérience de professeurs habitués à organiser, accompagner et encadrer des voyages scolaires.

Qu'est-ce que le groupe CEI ?
Envol Espace fait partie du groupe CEI depuis 2013.
Depuis 1947, l’association Centre d'Echanges Internationaux accompagne les jeunes de 6 à 18 ans et plus, dans leur découverte de la vie en collectivité, leur ouverture à d’autres cultures, à d’autres langues et à leur apprentissage du monde.
L’ensemble de ses programmes a pour objectif un réel projet éducatif et pédagogique.
Comme les fondateurs du CEI, nous sommes convaincus que c'est en ouvrant les jeunes au monde, grâce aux voyages, que nous pourrons contribuer à promouvoir les valeurs de tolérance et de respect et à maintenir la paix.

Comment vos données sont-elles protégées ?
Dans le cadre de la loi européenne effective depuis mai 2018, Envol Espace s’engage à respecter vos informations personnelles. Suite aux nouvelles normes de confidentialité élevées du Règlement général sur la protection des données, connue sous le nom de la RGPD, vous avez désormais le contrôle total de vos données personnelles.
Les données personnelles concernées
Lors d'une demande de devis, les informations recueillies sur le site Envol Espace, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, etc. sont enregistrées dans un seul fichier informatisé. Elles sont conservées dans un lieu sécurisé, non accessible au public et sur une durée limitée. Pendant 3 ans, elles pourront être exploitées uniquement par le groupe CEI dont Envol Espace fait partie, du service commercial, du service administration des ventes, administration des achats de prestations et du service communication. Le but est d’optimiser la gestion de notre clientèle pour vous proposer une offre qui vous convient.